اعتماد التاجر على برنامج محاسبي أصبح أمرًا ضروريًا لا يمكن الاستغناء عنه، وذلك بعد ظهور الانترنت والتوسع والانفتاح الجاري والمستمر في التجارة بشكل خاص، أصبح على التاجر مجاراة هذا التطور السريع والمستمر باستخدام برنامج محاسبي متصل بالانترنت وقادر على مواكبة التحديثات أول بأول، لذلك ومن خلال هذا المقال سنوضح لك كل شيء يجب معرفته حول الاعتماد على برنامج محاسبي، وحتى إذا كنت تعتمد عليه بالفعل، ستكتشف من خلال هذا المقال العديد من الخصائص التي ربما تجهلها ويساعدك فيها الاعتماد على برنامج محاسبي.
من خلال هذا المقال ستتعرف على:
- ما المقصود بـ برنامج محاسبي؟ شرح فكرة البرنامج المحاسبي بالتفصيل وسبب وجوده.
- ما هي أهمية البرنامج المحاسبي؟ الفوائد التي تعود على تجارتك عند اعتمادك على برنامج محاسبي.
- هل العمل على برنامج محاسبي يحتاج لمتخصص؟ أهمية المتخصص الذي يعمل على برنامج محاسبي لشركته وخصائص هذا الموظف.
- ما هو أفضل برنامج محاسبة للشركات الصغيرة؟ إذا كنت لديك شركة صغيرة ما هو أفضل برنامج محاسبي مناسب لشركتك.
- ما هي الخصائص الواجب توافرها في برنامج محاسبى للمحلات؟ اذا كنت تمتلك أي نشاط تجاري مثل المحلات والمكتبات ماذا ستحتاج في البرنامج المحاسبي.
ما المقصود بـ برنامج محاسبي؟
المقصود بـ برنامج محاسبي هو تطبيق برمجي متطور يعمل على مساعدة التجار والشركات والأنشطة التجارية مثل المصانع، وكذلك المؤسسات سواء الربحية أو غير الربحية، بمعنى آخر أي كيان يحتاج إلى تنظيم حسابي متطور، فهو يعمل على الآتي:
يعمل البرنامج المحاسبي على تسجيل جميع المعاملات المالية للكيانات السابق ذكرها.
أي برنامج محاسبي عبارة عن مجموعة من الخطوات التى تقوم بتنظيم وترتيب المعاملات الحسابية سواء اليومية أو الشهرية أو حتى السنوية في هذه الكيانات. يعمل البرنامج المحاسبي على الوصول بالعمليات الحسابية إلى أكثر الطرق المنتظمة ومعرفة الوضع المالي للمؤسسة.
يوجد نوعين من البرامج المحاسبية، الأولى هي البرامج التقليدية التي لا تحتاج إلى توافر انترنت وتعمل عن طريق التثبيت على جهاز مكتبي، والأخرى السحابية التي تعمل على الانترنت، وهناك فروق عديدة بينهم لصالح النسخة السحابية وهي الآن الأكثر انتشارًا واعتمادًا، لذلك سيكون الحديث حولها من خلال هذا المقال.
ما هي أهمية البرنامج المحاسبي؟
البرنامج المحاسبي هو أداة فعالة لإنجاز العديد من المهام في أي كيان تجاري، هو أداة لم يعد بإمكانك الاستغناء عنها، ليست فقط لمواكبة السوق والتجارة، ولكن أيضًا هو الطريقة الوحيدة لتلبية احتياجات عملك، سنوضح لكم في السطور القادمة أهمية اعتمادك على البرنامج المحاسبي:
- إنجاز المهام بسرعة فائقة
وهذا البند ليست اختياري، بمعنى أنك لا يمكنك الاستغناء عنه، في مثل هذا الوقت أصبح العالم سريع جدًا، فلن ينتظرك العميل لتقوم بتدوين ما قام بشرائه في فاتورة يدويًا ثم اعطائه اياه، وسيذهب بالفعل للبائع الذي يقدم له الخدمة في وقت أسرع والفاتورة في ثواني معدودة.
حيث يتم إدخال المعاملات المالية وإصدار الفواتير بطريقة سريعة جدًا عن طريق الشاشات المختلفة، كما يمكنك استدعاء هذه المعلومات بشكل متناهي السرعة وفي عدة اشكال.
فمثلًا تستطيع إستعادة أي فاتورة قمت بإدخالها في البرنامج خلال ثواني، أو إعداد كشف حساب لعميل ما في ثواني معدودة، وهذه الأمور السالف ذكرها تحتاج عدة ساعات لو تم ذلك بشكل يدوي.
- استيعاب قدر كبير جدًا من البيانات وحفظها من الضياع
جميع البرامج المحاسبية بمختلف أنواعها لديها تلك القدرة الاستيعابية على التعامل مع ملايين العمات والأصناف، بأقل مساحة ممكنة.
أما إذا قررت الاعتماد على الطرق القديمة التي لم تعد مستعملة تستهلك أطنان من الورق إلى جانب المساحة التي سوف تحتاجها للتخزين وكذلك المجهود الذي سوف يُبذل للتنظيم وأخيرًا ستجد أن البرنامج المحاسبي يوفر لك من الأموال والوقت والمساحة!
- التقارير الدقيقة والمخصصة
برامج المحاسبة توفر لك عدد كبير من التقارير التي تحتاجها بدقة كبيرة لن تستطيع أبدًا توفيرها يدويًا، إلى جانب أنك تستطيع أن تصنع تقريرك بنفسك لن يفرض عليك البرنامج المحاسبي أشكال معينة للتقرير، من الممكن أن يساعدك بالاقتراحات ولكن حتى هذه الاقتراحات يمكنك تعديلها بحرية بما يناسب نشاطك أو ما تحتاجه في التقرير.
- حفظ المعلومات بأمان
يوفر لك البرنامج المحاسبي حفظ بياناتك ومعلوماتك بآمان تام، وذلك لأن البرنامج يحتوي على مستويات مختلفة للتعامل مع المعلومة بحيث يمكنك السماح للموظفين برؤية المعلومات بحسب ما يحتاجه لإنجاز مهمته الوظيفية فقط، ولا يستلزم أن يرى جميع بياناتك ومعلوماتك.
- الاحتفاظ بنسخة احتياطية من البيانات
تجد أن أهم ما يميز البرنامج المحاسبي هو قدرته على عمل نسخ احتياطية بشكل دائم واتوماتيكي لبياناتك، وأيضًا بأكثر من شكل سواء على أجهزة الشركة أو على مساحات الإنترنت في أي موقع تخزين بيانات سحابي، مما يحفظ المعلومات من الضياع.
هل العمل على برنامج محاسبي يحتاج لمتخصص؟
يعتقد البعض أن العمل على برنامج محاسبي لا يحتاج إلى متخصص، فهو يعمل من تلقاء نفسه، ولكن هذه معلومة خاطئة، الموظف المسؤول عن العمل على برنامج محاسبي هو شخص متمكن في المحاسبة ويجب أن يكون على علم تام بأهمية وجود برامج محاسبي لإدارة الحسابات، مهامه هي:
- المحاسب المسؤول عن العمل على برنامج محاسبي هو المسؤول الوحيد عن توزيع الصلاحيات للمستخدمين داخل البرنامج، وله كل الحق في اعطاء الصلاحيات بما يراه مناسبًا وفعالًا.
- مسؤول البرنامج المحاسبي هو من يقوم بتدوين رأس المال، وتحديد شجرة الحسابات على حسب نشاط المؤسسة وبما يتوافق مع المعاملات داخلها.
- كلما كان مسؤول الحسابات الذي يعمل على برنامج محاسبي متمكن كلما ساعد ذلك الإدارة من اتخاذ القرارات اللازمة لنجاح المشروع أو المؤسسة وذلك بناءً على احتياجات النشاط ومتطلباته.
- موظف الحسابات الذي يعمل على برنامج محاسبي للشركة هو أيضًا مسؤول عن الإدارة المالية في الشركات والمؤسسات وعلى ترقية مزايا النظام والحفاظ على كفتى ميزان المراجعة معًا.
- كلما زادت خبرة من يعمل على برنامج محاسبي لمؤسسة كلما كان قادرًا على الحد من استهلاك رأس المال وهدر الأموال.
- تكمن أهمية موظف الحسابات والبرنامج المحاسبي معًا على معالجة المعاملات المحاسبية وإدارة الحسابات داخل المؤسسات التجارية.
ما هو أفضل برنامج محاسبة للشركات الصغيرة؟
التطور المستمر في البرامج المحاسبية والعمل عليها لتصبح معظم برامج المحاسبة الآن مرنة جدًا لتستوعب أغلب الكيانات التجارية بمختلف أنواعها وأحجامها، ولكن لكي يكون الأمر أكثر دقة سنوضح لك في النقاط التالية الخصائص الذي تحتاج وجودها في أفضل برنامج محاسبة للشركات الصغيرة:
- في الأغلب الشركات الصغيرة يكون الموظفين فيها لا يجيدون لغة ثانية، لذلك تحتاج الشركات الصغيرة المحلية واجهة عربية للبرنامج حتى يستطيع العاملين في الشركة التعامل معها بسهولة.
- يجب ان يكون البرنامج المحاسبي للشركات الصغيرة قادر على عمل ميزان المراجعة وقائمة الدخل وتقرير الربحية.
- يجب أن يكون البرنامج المحاسبي به ميزة تقسيم الصلاحيات بحسب احتياج الموظف للبرنامج، وكما ذكرنا سابقًا أن المحاسب المسؤول عن البرنامج هو ذلك الشخص القادر على معرفة هذه الصلاحيات وتقسيمها.
- أن يكون البرنامج المحاسبي قادر على إعطاء أهم التقارير الخاصة بحركة المبيعات والمشتريات بشكل يومي أو شهري أو سنوي فى وقت وجيز جدًا.
- لا يقتصر البرنامج المحاسبي على العمليات الحسابية الخاصة بالاموال فقط، بل أنه أيضًا به خاصية متابعة شؤون الموظفين بما فيها من مواعيد حضور وانصراف وإجازات وأذونات ومرتبات وغيرها.
- يكون للبرنامج المحاسبي قدرة على تسجيل الخزائن والبنوك والشيكات والقروض والسُلف من وإلى الشركة.
- يدعم أيضًا البرنامج المحاسبي حساب القروض البنكية والأقساط.
- يستطيع البرنامج أن يعمل بشكل فعال ومتكامل على نظام الدورة المحاسبية.
- أن يكون البرنامج مرن بالقدر الذي يجعلك قادر على التعديل في البرنامج حسب احتياجاتك حتى يتناسب مع نشاط شركتك الصغيرة من خلال الإعدادات الخاصة بالبرنامج.
- الحماية القوية هي أهم ما يميز البرنامج المحاسبي عن غيره وذلك لحفظ البيانات وامكانية استرجاعها فى اى وقت والحفاظ عليها من السرقة.
- من الأشياء التي يجب ألا تتهاون فيها عند اختيارك لبرنامج محاسبي أن تضمن وجود دعم فنى على مدار اليوم بالإضافة لوجود شروحات للبرنامج كاملة بشكل سهل الوصول إليه، سواء عن طريق فيديوهات على اليوتيوب أو تسليمك هذه الفيديوهات معك لكي تسترجعها وقت ما تشاء.
- وأخيرًا يُفضل أن يوفر البرنامج المحاسبي نسخة مجانية قبل شراء البرنامج ولو كانت حتى محدودة الصلاحيات.
ما هي الخصائص الواجب توافرها في برنامج محاسبى للمحلات؟
بالطبع تحتاج المحلات إلى خصائص مختلفة في البرنامج المحاسبي عن الشركات، فهو يعمل كـ برنامج مبيعات للمكتبات والمحلات الصغيرة أو الكبيرة ويساعد في تنظيم الكثير من المعاملات بين العميل وموظف المبيعات، وبين الموظفين وبعضهم والموردين، لذلك نذكر لكم فيما يلي ما هي الخصائص الواجب توافرها في برنامج محاسبى للمحلات:
- تحتاج المحلات التجارية بمختلف مجالاتها إلى السرعة في إصدار فواتير البيع لأي عملية بيع وطباعتها لذلك يجب أن يتميز البرنامج المحاسبي بمعالجة العملية وإصدار الفواتير في ثوان.
- يجب أن يكون البرنامج قادر على تسجيل المخازن وتعيين المستخدم المسؤول عن كل مخزن والتعامل مع البرنامج بسهولة.
- ملف لإكسل هو اللغة المتداولة بين المستخدمين في الأعمال الحسابية لذلك يجب أن يكون البرنامج قادر على تصدير وإستيراد البضائع من ملف الإكسيل.
- يجب أن يكون البرنامج المحاسبي الذي يخدم المحلات داعم لضريبة القيمة المضافة بشكل كامل.
- لا يمكن الاعتماد على برنامج محاسبي لا يقوم بتسجيل عدد لا نهائى من أصناف المنتجات عن طريق الباركود حسب الوزن أو السعر أو الوحدة أو الدستة أو القطعة أو اللون وبأسعار مختلفة، أي خاصية من تلك الخصائص مفقودة تعني حدوث خلل في البرنامج مما سيعود على عملك، حتى وإن كنت تعتقد أنك لا تستخدم واحدة منهم.
- يجب أن يكون البرنامج المحاسبي لديه القدرة على جرد المخازن بالباركود فى أقل وقت ممكن.
- يكون البرنامج المحاسبي دائمًا قادر على تسوية كميات الأصناف سواء في المخازن أو في المحلات.
- البرنامج المحاسبي يجب أن يكون به خاصية تسجيل قيمة الأصول ورأس المال وقيمة الهالك.
- من أهم مهام البرنامج المحاسبي مهمة إدارة كل من أقسام الحسابات والمبيعات والمشتريات بالتفصيل.
- إذا كان هناك أكثر من فرع للمحل يجب أن يكون البرنامج قادر على ربط الفروع على قاعدة بيانات واحدة، حتى وان كان لديك فرع واحد فقط يجب التأكد من وجود هذه الخاصية حتى لا تضطر إلى تغيير البرنامج عند التوسع.
- قيام البرنامج المحاسبي بعمل عدد كبير من التقارير المنفصلة في وقت وجيز، حيث أنك ستحتاج إلى أكثر من 300 تقرير مفصلين لمتابعة سير العمل شاملة لكافة أقسام البرنامج.
- تأكد من أن البرنامج لديه القدرة على عمل ميزان المراجعة وقائمة الدخل وتقرير الربحية.
- تحديد صلاحيات المستخدمين على البرنامج على حسب عملهم محاسب أو كاشير أو مسؤول مخزن.
- يجب ان يكون البرنامج المحاسبي الخاص بالمحلات لديه خاصية الحماية من عمليات التلاعب في الحسابات والفواتير لموظفي الكاشير.
- الحصول على فواتير المبيعات والمشتريات بشاشة سريعة.
- ستحتاج في نشاطك التجاري هذا أن يكون البرنامج المحاسبي قادر على تسجيل وأرشفة تفاصيل الفواتير والموردين.
- القدرة على تدوين عرض الأسعار وإصدار إيصالات وتسجيل المبيعات من أهم خصائص البرنامج المحاسبي للمحلات.
- فلترة وإصدار إيصالات المبيعات المتوافقة مع متطلبات ضريبة القيمة المضافة.
- يدعم البرنامج المحاسبي للمحلات أيضًا خاصية إرسال رسائل إيميلات أو SMS للعملاء.
- وكذلك يجب أن يتوافر للبرنامج المحاسبي دعم فنى سريع جدًا على مدار اليوم 24 ساعة حتى لا يتعطل عملك.
- لا تنسى أن تحصل من الشركة على الشروحات اللازمة للبرنامج المحاسبي للرجوع إليه دائمًا.
- اذا لم تستطيع الحصول على فترة تجريبية من الشركة يمكنك البحث عن تجارب مصورة للبرنامج ستجدها متوفرة على اليوتيوب.
ختامًا نحب أن نؤكد أن البرنامج المحاسبي لم يعد شيء يمكن الاستغناء عنه لإدارة الشؤون المالية لتجارتك وتنظيمها، فكما وضحنا لك في هذا الموضوع ما هو البرنامج المحاسبي وما يقدمه لك وما أهميته لإدارة تجارتك، كذلك وضحنا لك من هو أفضل شخص يستطيع التعامل مع البرنامج المحاسبي و كذلك أفضل برنامج محاسبة للشركات الصغيرة والخصائص الواجب توافرها في برنامج محاسبى للمحلات.
المصادر :